fbpx

FAQ - BACKOFFICE

U heeft hulp nodig met betrekking tot de backoffice van Appit 4 Travel? 
Wellicht vindt u al een antwoord op uw vraag via deze FAQ.

FAQ APPIT 4 TRAVEL - BACKOFFICE

Topics

Aanmaken/beheren van reizen

Er zijn twee mogelijkheden om een reis aan te maken, namelijk:

  • Dashboard

Wanneer u in de linkerkolom op ‘Dashboard’ klikt, ziet u op deze pagina een rode knop ‘Maak een reis’ staan. Klik vervolgens op deze knop om te starten.

  • Mijn reizen

Bevindt u zich op de pagina ‘Mijn reizen’? Dan ziet u aan de rechterkant op uw scherm een grote rode ‘+’ knop. Dit is ook een manier om te starten met het aanmaken van een reis. 

Instructievideo?
Bekijk hier

Nee, enkel de eerste stap ‘Globaal’ is verplicht in te vullen. Alle andere stappen zijn optioneel.

Deze kunt u aanpassen bij ‘Mijn startscherm’ op de pagina ‘Instellingen’ van een reis.

Wanneer u ‘Mijn startscherm’ opent, ziet u links alle labels staan. Hernoem de labels naar uw wens en klik vervolgens onderaan rechts op ‘Opslaan’.

Hiervoor hebben we een ‘Dupliceer’ functie ingebouwd.

In het overzicht van uw reizen op de ‘Mijn reizen’ pagina ziet u onder de kolom ‘acties’ een knop ‘Dupliceer’. Wanneer u op deze knop klikt, wordt alle content van de originele reis overgenomen.

Deze functie is enkel mogelijk wanneer u al eens een reis heeft aangemaakt.

Dat kan, op de pagina ‘Mijn reizen’ zie u bij elke reis een blauwe knop ‘Bekijk deelnemers’.

Wanneer u hierop klikt, opent zich een lijst met alle personen die de reis al dan niet hebben gedownload.

Indien een persoon de reis op zijn/haar smartphone/tablet heeft, zal het vakje voor die specifieke persoon in de kolom ‘Ingelogd’ aangevinkt zijn.

U ziet bijvoorbeeld nog een kolom ‘Opt-in’. Wanneer hier een vakje voor een specifieke persoon aangevinkt staat, wil dit zeggen dat die persoon de toestemming heeft gegeven om zijn/haar e-mailadres te gebruiken voor marketingdoeleinden (nieuwsbrief, …) van uw bedrijf.

U werkt bijvoorbeeld samen met een andere organisatie die ook Appit 4 Travel gebruikt. In principe kan deze organisatie u een reiscode uit hun backoffice doorsturen. Wanneer u die reiscode ingeeft na het klikken op de knop ‘Reis importeren’, wordt de volledige reis (afkomstig van de andere organisatie) ingeladen in uw account. U kunt deze nu bewerken, …

Uitnodigen van deelnemers/reisbegeleiders

Op de pagina ‘Instellingen’ van een reis, vindt u een onderdeel ‘Stuur de reis naar de deelnemers‘. Klik vervolgens op de bijhorende knop ‘Versturen’.

Er opent zich een pagina waar u bovenaan de e-mailadressen van de reizigers kunt toevoegen. Stel nu de e-mail op die u naar de reizigers wilt versturen.

E-mail klaar? Klik dan onderaan rechts op de knop ‘Stuur’. 

Dit verloopt zo goed als hetzelfde als wanneer u de deelnemers uitnodigt.

Op de pagina ‘Instellingen’ van een reis, vindt u een onderdeel ‘Stuur de reis naar de reisbegeleiders‘. Klik vervolgens op de bijhorende knop ‘Versturen’.

Er opent zich een pagina waar bovenaan de e-mailadressen van de reisbegeleiders automatisch staan ingevuld. Stel vervolgens de e-mail op die u naar de reisbegeleiders wilt versturen.

Klaar om te verzenden? Klik dan onderaan rechts op de knop ‘Stuur’.

Reisbegeleid(st)ers dienen aangemaakt te worden als een ‘contact’ in de reis. Wanneer u dit doet, selecteer dan zeker bij ‘Rol’, ‘Reisbegeleider’. 

De e-mailadressen worden nu automatisch ingevuld wanneer u de reisbegeleiders wilt uitnodigen.

Het is dus niet mogelijk om e-mailadressen van reisbegeleiders manueel in te geven wanneer u deze personen wilt uitnodigen voor de reis.

Notificaties

Indien u in de balk aan de linkerkant van uw scherm geen onderdeel ‘Notificaties’ vindt, heeft dit te maken met de abonnementsformule van uw account. 

De functie ‘notificaties’ is bruikbaar voor alle abonnementsvormen, behalve het ‘Gratis’ abonnement’.

Met een automatische notificatie stelt u op voorhand een notificatie in. U geeft de notificatie een titel en beschrijving en kiest vervolgens een datum en tijdstip waarop de notificatie verzonden moet worden.

Opmerking: Geef voor het tijdstip altijd de lokale tijd op van de locatie waar de reizigers zich bevinden.

‘Pushnotificatie’ betekent dat u onmiddellijk een notificatie kunt versturen. Hier dient u dus geen datum en tijdstip in te geven.

Reisbegeleiders en administrators kunnen d.m.v. een e-mailadres en wachtwoord apart inloggen in de app. Zij kunnen dan ook vanuit de app automatische- & pushnotificaties versturen.

Fotodatabase

Indien u geen toegang heeft tot de eigen fotodatabase, komt dit door de abonnementsformule. Niet alle abonnementen geven toegang tot deze fotodatabase.

De abonnementen die deze feature ondersteunen zijn: PRO, PRO+ en de Premium abonnementen.

Foto’s die u wilt toevoegen in uw database mogen maximaal 2MB zijn.

Tijdens het aanmaken van een reis ziet u op sommige pagina’s een blauwe knop ‘Zoek in uw eigen database’. Klik vervolgens op deze knop en uw database zal in een pop-upvenster openen. U kan nu een of meerdere foto’s selecteren en toevoegen aan uw reis.

Bovenstaande kan op de pagina’s:

  • Globaal
  • Bestemming
  • Accommodatie
  • Schip
  • Uitgelicht

Nee, de foto’s die u uploadt in uw fotodatabase zijn enkel zichtbaar en bruikbaar binnen uw account.

Advertenties

De reden dat u geen advertenties kan aanmaken, komt door de abonnementsformule die u heeft gekozen.

U kunt met alle abonnementsformules (behalve de ‘Gratis’ versie) advertenties aanmaken.

In de linkerkolom ziet u een item ‘Advertenties’. Wanneer u hierop klikt, opent zich een nieuwe pagina waar u rechtsboven een rode knop ‘Nieuwe advertentie toevoegen’ ziet staan. Klik nu op deze knop om een advertentie aan te maken.

Wanneer u bezig bent met het aanmaken van een advertentie, kunt u de ‘Pagina’s’ en ‘Reizen’ Selecteren.

  • Pagina’s

Uit een lijst kiest u de pagina’s (bijvoorbeeld ‘homepagina’, ‘bestemming’, …) in een reis waar u uw advertentie wilt weergeven. 

  • Reizen

Hiermee bepaalt u op welke reizen u de advertentie wilt weergeven.

Chatfunctie

De chatfunctie is voorzien voor de PRO+ en Premium abonnementen.

Wanneer u naar de ‘Instellingen’ gaat tijdens het aanmaken/bewerken van een reis, vindt u een checkbox waarmee u de chat kan activeren. Standaard staat deze op inactief. U heeft dus m.a.w. zelf de optie om de chat open te stellen voor een reis.

Heeft u de chat geactiveerd? Nu zal iedereen die toegang heeft tot die reis in de app, bij de ‘menu’ slider, een extra item ‘Chat’ zien staan.

Dat is mogelijk indien u over een Premium-abonnement beschikt.

In de backoffice gaat u naar ‘Beheer App’. Vervolgens ziet u een tab ‘Chat’ waar u de personalisatie kunt instellen.

Profiel

Klik in de linkerkolom op het item ‘Profiel’. Op de pagina die zich nu opent, ziet u een onderdeel ‘Abonnement’. Dit toont u uw huidig abonnement en u heeft hier de mogelijkheid om uw abonnement aan te passen.

Administrators zijn personen die u toegang geeft tot uw account. Zij kunnen dan evenzeer reizen aanmaken, notificaties versturen, … U werkt dus in principe “Samen”.

Om administrators toe te voegen/te beheren gaat u in de linkerkolom naar ‘Profiel’. Vervolgens klikt u op ‘Administrators’. Afhankelijk van het door u gekozen abonnement, kunt u X-aantal administrators aanmaken.

Wanneer u een administrator aanmaakt, zal deze persoon een uitnodiging ontvangen via e-mail. Hierin staan zijn/haar specifieke inloggegevens.

De e-mailinstellingen heeft te maken met wanneer u reizigers en/of reisbegeleiders uitnodigt voor de reis. Bij deze e-mailinstellingen vindt u twee onderdelen, namelijk:

  • Label

Standaard is dit de naam van uw account in de backoffice van Appit 4 Travel.

Nodigt u de deelnemers/reisbegeleiders uit voor de reis, dan zien zij dat de e-mail afkomstig is van hetgeen er bij ‘Label’ staat ingevuld in de backoffice.

  • Antwoord op

Standaard is dit de het e-mailadres van uw account in de backoffice van Appit 4 Travel.

Indien een deelnemer/reisbegeleider antwoord op de uitnodigingsmail, dan zal zijn reply verzonden worden naar het e-mailadres dat bij ‘Antwoord op’ staat ingevuld in de backoffice.

    De nieuwste en coolste manier om uw medereizigers te informeren over het verloop van uw reis. Het programma is er voor zowel de individuele reiziger, groepen & verenigingen als professionals. Keuze uit verschillende formules van gratis gebruik tot de professionele tools.

    The newest and coolest way to inform your fellow travellers about the course of your trip. The program is there for the individual traveller, groups & associations as well as professionals. Choice of different formulas from free use to the professional tools.